Gerência de Registro e Controle Acadêmico - GRCA
Apresentação
A Gerência de Registro e Controle Acadêmico (GRCA)/Campus de Arapiraca (Sede) é uma unidade organizacional de apoio administrativo que suporta estrategicamente os macroprocessos finalísticos da instituição (Ensino-Pesquisa-Extensão) e desenvolve suas atividades em consonância com o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA), localizado no Campus A. C. Simões, em Maceió, sede da Universidade.
Tem por finalidade acompanhar a vida acadêmica dos/as discentes dos cursos de Graduação, planejando, gerenciando e orientando a execução de registros e controles acadêmicos das atividades discentes, desde a admissão com a matrícula até a conclusão do curso. E, de forma primordial, atua com zelo para que essas atividades sejam realizadas corretamente, conforme a legislação educacional e as normas acadêmicas da Instituição.
Atribuições da Gerência:
1. Planejar, gerenciar e executar as atividades referentes ao registro de informações acadêmicas no dossiê discente e no histórico escolar, com base nas normas acadêmicas vigentes;
2. Atuar na proposição de políticas, normas e procedimentos, bem como melhorias das rotinas de serviços inerentes à sua área de atuação;
3. Instruir processos relativos a assuntos acadêmicos que integram seu ambiente de atividades, com base nas normas acadêmicas vigentes;
4. Analisar a situação acadêmica dos/as discentes, com base nas normas acadêmicas vigentes;
5. Orientar quanto ao ato de colação de grau e expedição de diploma;
6. Autenticar/emitir documentos à comunidade discente, quando necessário;
7. Assessorar a Gerência de Graduação, as Unidades Acadêmicas do Campus de Arapiraca (Sede, Unidades Educacionais de Palmeira dos Índios e de Penedo) e suas respectivas Coordenações dos Cursos de Graduação, nos assuntos específicos de sua competência;
8. Alimentar os bancos de dados, fornecendo subsídios para a elaboração de relatórios estatísticos pertinentes aos/às discentes de graduação da UFAL;
9. Zelar pela guarda e manutenção do acervo acadêmico físico e digital, atuando na organização, controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos/processos;
10. Desempenhar outras atividades, correlatas, que lhe sejam delegadas pela Direção Geral do Campus de Arapiraca.
Atualmente, a GRCA funciona de segunda-feira a sexta-feira, das 07h30min às 19h30min. As vias de comunicação são o e-mail institucional: grca@arapiraca.ufal.br, o telefone e o WhatsApp 3482-1833. Conta com uma equipe de cinco servidoras técnicas: 02 (duas) Técnicas em Assuntos Educacionais, 02 (duas) Assistentes Administrativas e 01 (uma) Secretária-Executiva. E, dessas cinco servidoras, uma ocupa a função de chefia, designada como gerente (Quadro 1) e uma está afastada por motivo de licença para pós-graduação durante o período de 06/03/2023 a 05/03/2025.
Quadro 1: Relação de servidoras
|
Relação de servidoras da GRCA |
|
|
SERVIDORAS |
|
|
Anna Cynthia Barros de Albuquerque SIAPE: 1760501 Técnica em Assuntos Educacionais/Gerente |
anna.albuquerque@arapiraca.ufal.br |
|
Eliane Ferreira Bomfim SIAPE: 2059316 Assistente em Administração |
eliane.bomfim@arapiraca.ufal.br |
|
Janeide Magalhães da Fonseca Barboza SIAPE: 1985929 Técnica em Assuntos Educacionais |
janeide.barboza@arapiraca.ufal.br |
|
Raphaela Tereza Lira Alencar Calheiros SIAPE: 1952950 Assistente em Administração |
raphaela.alencar@arapiraca.ufal.br |
|
Marileide Ferreira da Silva SIAPE: 1621701 Secretária Executiva Obs.: Servidora em Licença para Pós-graduação (suas demandas foram redistribuídas para as demais servidoras). |
marileide.silva@arapiraca.ufal.br |
Processos de Trabalho
Os processos de trabalho (interfuncionais) da GRCA são aqueles que a envolvem como um de seus setores de atuação, os quais compõem o ambiente de atividades do setor, como mostra o Quadro 2.
Quadro 2: Processos da GRCA
|
Processos |
Descrição |
Frequência |
Setor de Início (abertura de processo) |
|
1. Alteração de Nome de Registro Civil |
Consiste na solicitação realizada pelo/a discente para alteração/retificação do nome oficial em seus dados cadastrais. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
2. Correção de Dados do Diploma (especificamente diploma físico) |
Consiste na solicitação realizada pelo graduado para correção de dados inseridos equivocadamente em seu diploma. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
3. Cancelamento de programa por solicitação espontânea (desistência) |
Consiste na desvinculação do/a discente regular do curso de graduação por solicitação espontânea. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
4. Aproveitamento de Estudos |
É o procedimento por meio do qual estudos que foram realizados em instituições de ensino superior, nacionais ou estrangeiras, em cursos de graduação ou pós-graduação (lato sensu e stricto sensu), antes do ingresso na Ufal, podem ser aproveitados pelo/a discente no seu curso de graduação da Ufal. |
No decorrer do semestre letivo |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos) |
|
5. Alteração/Retificação de Dados Cadastrais |
Consiste na solicitação realizada pelo/a discente para alteração/retificação de dados cadastrais. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
6. Expedição de Certificado de Especialização - Residência Multiprofissional em Saúde |
Consiste na possibilidade do/a discente requerer a emissão do certificado de especialização – Residência Multiprofissional em Saúde. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
7. Expedição de Certificado de Especialização |
Consiste na possibilidade do/a discente requerer a emissão do certificado de especialização. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
8. Expedição de Diploma de Mestrado ou Doutorado |
Consiste na possibilidade do/a discente requerer a emissão do diploma de mestrado ou doutorado. |
No decorrer do semestre letivo |
Secretaria do Curso de mestrado/doutorado |
|
9. Expedição de Segunda via de Certificado de Especialização |
Consiste na possibilidade do/a discente requerer emissão de segunda via de Certificado de Especialização. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
10. Expedição de segunda via de Diploma de Graduação (especificamente diploma físico) |
Consiste na possibilidade do/a discente requerer emissão de 2ª via de diploma da graduação |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
11. Expedição de segunda via de Diploma de Mestrado ou Doutorado |
Consiste na possibilidade do/a discente requerer emissão de segunda via de diploma de mestrado ou doutorado. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
12. Formalização de Colação de Grau/Expedição de Diploma Digital de Graduação |
A outorga de grau, de caráter obrigatório, será firmada por ato administrativo por meio de portaria assinada pelo/a Magnífico/a Reitor/a, formalizando a outorga do grau ao/à graduando/a concluinte. E, a expedição do Diploma Digital será automática, seguindo os prazos previstos em regulamentação própria. |
No decorrer do semestre letivo |
Via sistema acadêmico (SIGAA) |
|
13. Matrícula fora do prazo |
Em casos excepcionais, quando, por algum motivo, este serviço não puder ser efetuado pelo/a discente no período regular (matrícula, rematrícula e matrícula extraordinária), a GRCA poderá ser solicitada para efetuá-lo. |
Conforme orientação da PROGRAD |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos) |
|
14. Matrícula como Discente Especial Ordinário (discentes externos) |
Consiste na possibilidade de um cidadão que concluiu o ensino médio requerer matrícula em até 2 (duas) disciplinas isoladas, mediante disponibilidade de vaga e autorização da coordenação em data prevista no calendário acadêmico. |
Semestralmente (conforme calendário acadêmico) |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos) |
|
15. Migração de Estrutura Curricular |
Consiste na solicitação de modificação de algumas características do programa do/a discente regular de graduação vinculado ao curso em que já possui programa ativo, ou seja, o/a discente poderá ser desvinculado de sua estrutura curricular de origem e vinculado a outra que corresponda à proposta curricular mais recente do seu programa. |
No decorrer do semestre letivo |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos)
|
|
16. Mudança de Perfil Inicial |
É a alteração do perfil inicial de um/a discente, o qual corresponde de forma automática ao maior nível da estrutura curricular em que pelo menos 50% da carga horária discente correspondente a todos os componentes curriculares obrigatórios deste nível e dos seus precedentes tenham sido aproveitados antes do ingresso no curso, em razão de componentes curriculares cursados em outra instituição ou em outro programa. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
17. Portador de Diploma de Graduação e Segunda Licenciatura |
Destina-se a portadores de diploma de ensino superior e que desejam ingressar em outro curso de graduação. |
Anualmente (via edital) |
Copeve (inscrição) |
|
18. Prorrogação (Dilatação) de Prazo para Conclusão de Curso |
Consiste na concessão de prazo adicional a discente após o término do último período letivo correspondente à duração máxima para integralização curricular. |
Semestralmente (conforme calendário acadêmico) |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos) |
|
19. Registro de Falecimento |
Consiste no registro do falecimento do aluno no sistema acadêmico mediante apresentação da certidão de óbito. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
20. Registro de Repreensão |
Consiste no registro referente à aplicação de Pena Disciplinar na forma de Repreensão a integrantes do corpo discente, qualquer que seja sua categoria, que infringirem o Regimento da Ufal. |
No decorrer do semestre letivo |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos)
|
|
21. Registro de Suspensão |
Consiste no registro referente à aplicação de Pena Disciplinar na forma de Suspensão a integrantes do corpo discente, qualquer que seja sua categoria, que infringirem o Regimento da Ufal |
No decorrer do semestre letivo |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos)
|
|
22. Reintegração |
Consiste na possibilidade de retorno à Instituição para aqueles discentes de cursos de graduação da própria Ufal, mas que apresentam status de desligado há, no máximo, 10 anos. |
Semestralmente (via edital) |
Copeve (inscrição) |
|
23. Reintegração para Efeito de Conclusão de Curso |
A Reintegração se configura como o retorno do/a discente ao curso de origem, após cancelamento de programa, considerando o aproveitamento de estudos. A reintegração para efeito de conclusão de curso não faz parte do edital de seleção de Vagas Ociosas e é regulamentada pela Resolução n° 114/2023 - CONSUNI/UFAL, de 05 de dezembro de 2023 (Artigos 119 e 120). Deve ser solicitada diretamente à Pró-Reitoria de Graduação, através de processo eletrônico. |
Semestralmente (conforme calendário acadêmico) |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos)
|
|
24. Reopção de Curso |
Consiste na possibilidade do aluno solicitar a mudança de curso de graduação dentro da Ufal. |
Semestralmente (via edital) |
Copeve (inscrição) |
|
25. Retificação de Registro Acadêmico |
Consiste na alteração da frequência ou da nota registrada para o/a discente, quando constatada divergência com os resultados obtidos.
|
No decorrer do semestre letivo |
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos)
|
|
26. Solicitação de Tratamento Excepcional de Faltas |
O tratamento excepcional de faltas será aplicado para os afastamentos superiores a 5 (cinco) dias como compensação da ausência às aulas em situações previstas no Regulamento Acadêmico. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
27. Trancamento de Programa/Curso (Suspensão de Programa) |
O Trancamento de Programa/Curso (Suspensão de Programa) é a interrupção das atividades acadêmicas do/a discente durante um período letivo regular, garantindo a manutenção do vínculo ao curso de graduação. |
Semestralmente (conforme calendário acadêmico) |
Via sistema acadêmico (SIGAA) |
|
28. Trancamento de Programa/Curso extemporânea (Suspensão de Programa extemporânea)
|
A suspensão de programa pode ser realizada após o prazo previsto no Calendário Acadêmico (suspensão extemporânea), sendo solicitada à Coordenação de Curso, através de processo eletrônico, nas condições previstas no art. 203 da Resolução n° 114/2023 - CONSUNI/UFAL. |
No decorrer do semestre letivo
|
Coordenação de Cursos (poderá solicitar auxílio à Secretaria de Cursos)
|
|
29. Trancamento de Matrícula em Componente Curricular |
O Trancamento de Matrícula em Componente Curricular significa a desvinculação individual voluntária do/a discente da turma referente ao componente curricular em que se encontra matriculado/a. |
Semestralmente (conforme calendário acadêmico) |
Via sistema acadêmico (SIGAA)
|
|
30. Transferência Externa |
Consiste na possibilidade de alunos de outras IES, públicas ou privadas, transferirem-se para cursos de graduação na modalidade presencial da Ufal. |
Anualmente (via edital) |
Copeve (inscrição) |
|
31. Transferência Voluntária (Saída por Transferência da Ufal) |
Consiste na solicitação realizada pelo discente de transferência para outra Instituição de Ensino Superior. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
32. Transferência Compulsória |
Ato decorrente da transferência do vínculo que o/a discente de curso de graduação mantém com a instituição de origem nacional ou estrangeira, e será concedida em qualquer época do ano, independentemente da existência de vaga, para prosseguimento de estudos no mesmo curso de graduação. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
|
33. Utilização do Nome Social |
Consiste na utilização do Nome Social das pessoas que se autodenominam travestis, transexuais, transgêneros e intergêneros nos registros funcionais e acadêmicos da Ufal. Entende-se por Nome Social a designação pela qual a pessoa travesti, transexual, transgênero e intergênero se autodenomina e escolhe ser reconhecida, identificada e denominada no seu meio social. |
No decorrer do semestre letivo |
Protocolo Geral |
No que se refere especificamente aos processos de 6 ao 12, a GRCA atua apenas na orientação dos procedimentos.
Assuntos que não se enquadram na legislação vigente da Ufal são destinados para análise da Prograd ou Gerência de Graduação do Campus de Arapiraca.
Informações/orientações: GRCA - 3482-1833 ou grca@arapiraca.ufal.br.
