Gerência de Registro e Controle Acadêmico - GRCA

  1. Apresentação

A Gerência de Registro e Controle Acadêmico (GRCA)/Campus de Arapiraca (Sede) é o setor responsável por diversas ações administrativas pertinentes à vida acadêmica do aluno, caracterizada como uma unidade organizacional de apoio administrativo que suporta estrategicamente os macroprocessos finalísticos da instituição (Ensino-Pesquisa-Extensão) e desenvolve suas atividades em consonância com o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA), localizado no Campus A. C. Simões, em Maceió, sede da Universidade.

Com relação às atividades do setor, a termo de organização, estas são gerenciadas com base na forma de funcionamento utilizada pelo DRCA através de suas subdivisões: Secretaria Administrativa, Divisão de Matrícula e Controle Acadêmico (DMCA), Divisão de Registro Acadêmico (DRA) e o Setor de Arquivo Acadêmico (SAA) (Quadro 1). Sendo assim, informa-se que cada servidor é responsável por uma determinada área, ao tempo que presta suporte às demais.

Atualmente, a GRCA funciona de segunda a sexta, das 07h30min às 19h30min. As vias de comunicação são o e-mail institucional grca@arapiraca.ufal.br e o telefone 3482-1833. Conta com uma equipe de cinco servidoras técnicas: 03 (três) Técnicas em Assuntos Educacionais, 01 (uma) Assistente Administrativa e 01 (uma) Secretária-Executiva. E, dessas cinco servidoras, uma ocupa a função de chefia, designada como gerente (Quadro 2). 

Quadro 1: Atividades da GRCA

ATIVIDADES

SECRETARIA

ACADÊMICA
  • Atender ao público (servidores, estudantes e sociedade em geral);  
  • Assinar e/ou emitir documentos: certidões específicas (não disponíveis no sistema acadêmico-sieweb); 
  • Receber, tramitar, despachar e arquivar processos, física e eletronicamente;
  • Elaborar/enviar/responder ofícios e e-mails, bem como elaborar atas; 
  • Emitir GRUs; 
  • Manter a atualização e organização do setor; 
  • Fornecer informações gerais com base nas normas acadêmicas vigentes; e outros.

DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO
  • Fornecer informações gerais com base nas normas acadêmicas vigentes;
  • Implantar no sistema acadêmico (SIE WEB): reabertura de matrícula, rematrícula, desistência, trancamento de matrícula e de disciplina, aproveitamento de estudos, prorrogação de curso, licenças, falecimento, desligamento/religamento, repreensão, suspensão, reopção de curso, transferência (Externa e Ex Officio), saída por transferência, alteração de matriz curricular; 
  • Emitir declaração de vaga e guia de transferência; 
  • Cadastrar e matricular alunos avulsos (disciplina isolada); 
  • Editar dados pessoais dos alunos nos sistemas (sieweb ou perfil.ufal.br); 
  • Editar histórico comum; 
  • Ajuste de matrícula fora de prazo (matrícula e/ou inserção de notas no período atual ou em períodos anteriores); 
  • Participação na construção e monitoramento dos editais de Reopção de Curso, Reintegração, Transferência Externa e Portador de Diploma e Segunda Licenciatura; 
  • Participação na construção de Instruções Normativas e Resoluções acadêmicas;
  • Participação na construção do calendário acadêmico da Instituição;
  • Subsidiar as coordenações de curso quanto a análise de cada solicitação/processo de aluno com base nas normas acadêmicas vigentes;
  • Emitir relatórios discentes; e outros.

DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO
  • Fornecer informações gerais com base nas normas acadêmicas vigentes;
  • Orientar quanto ao ato de colação de grau e expedição de diploma; 
  • Verificar e orientar os alunos/as quanto a integralização do curso; 
  • Gerenciar a entrega de diplomas, solicitando-os ao DRCA; e outros.                                                                                                                                                                                                                               

SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO
  • Gerenciar o arquivo acadêmico atuando na organização, controle e monitoramento do armazenamento e tráfego dos documentos/processos recebidos; 
  • Fazer uso da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo para IFES; e outros.

Além das atribuições apontadas no Quadro 1, o setor tem a função de Requisição de Compras do setor.

Considerando as atribuições do setor apontadas acima, segue abaixo (Quadro 2) as atribuições desempenhadas por cada servidora da GRCA.

Quadro 2: Relação de servidores e atribuições por subdivisão

Relação de servidoras da GRCA/Atribuições por subdivisão

SERVIDORAS

E-MAIL

ATRIBUIÇÕES

Anna Cynthia Barros de Albuquerque

anna.albuquerque@arapiraca.ufal.br
  • GERENTE;
  • DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO

Eliane Ferreira Bomfim

eliane.bomfim@arapiraca.ufal.br
  • SECRETARIA;
  • SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO;
  • APOIO À DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO;
  • APOIO À DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO;
  • REQUISITANTE DE COMPRAS.

Janeide Magalhães da Fonseca Barboza

janeide.barboza@arapiraca.ufal.br
  • SECRETARIA;
  • APOIO AO SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO;
  • APOIO À DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO;
  • APOIO À DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO.

Marileide Ferreira da Silva

marileide.silva@arapiraca.ufal.br
  • VICE-GERÊNCIA;
  • SECRETARIA;
  • DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO;
  • APOIO AO SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO;
  • APOIO À DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO.

Deusdete Ferreira dos Santos

deusdete.santos@arapiraca.ufal.br 
  • SECRETARIA;
  • APOIO AO SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO;
  • APOIO À DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO;
  • APOIO À DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO.

2. Processos de Trabalho

     Os processos de trabalho (interfuncionais) da GRCA são aqueles que a envolvem como um de seus setores de atuação, os quais compõem o ambiente de atividades do setor, como mostra o Quadro 3.

Quadro 3: Processos da GRCA

Processos

Descrição

Frequência

Setor de Início (abertura de processo)

1. Alteração de Nome de Registro Civil

Consiste na solicitação realizada pelo aluno para alteração do nome em seus dados pessoais.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

2. Correção de Dados do Diploma

Consiste na solicitação realizada pelo graduado para correção de dados inseridos equivocadamente em seu diploma.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

3. Desistência ou Cancelamento Total da Matrícula

Consiste no encerramento do vínculo institucional entre o aluno e a Ufal.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

4. Dispensa de Disciplina Cursada/Aproveitamento de Estudos Realizados

Consiste na possibilidade do aluno solicitar o aproveitamento dos estudos realizados em outra graduação.

No decorrer do semestre letivo

Coordenação do Curso

5. Edição de Dados Pessoais

Consiste na solicitação realizada pelo aluno para alteração de dados pessoais.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

6. Emissão e autenticação de documentos (certidões específicas não disponíveis no sistema acadêmico - sieweb)

Consiste na solicitação realizada pelo aluno para a emissão e/ou autenticação de documentos (certidões específicas). No que se refere a certidões de vínculo, históricos analíticos e comprovantes de matrícula disponíveis no sistema acadêmico (sieweb), o aluno deve solicitar a emissão e assinatura à Secretaria de Cursos (GGRAD).

No decorrer do semestre letivo

GRCA

7. Expedição de Certificado de Especialização - Residência Multiprofissional em Saúde

Consiste na possibilidade do aluno requerer a emissão do certificado de especialização – Residência Multiprofissional em Saúde.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

8. Expedição de Certificado de Especialização

Consiste na possibilidade do aluno requerer a emissão do certificado de especialização.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

9. Expedição de Diploma de Mestrado ou Doutorado

Consiste na possibilidade do aluno requerer a emissão do diploma de mestrado ou doutorado.

No decorrer do semestre letivo

Secretaria do Curso de mestrado/doutorado

10. Expedição de Segunda via de Certificado de Especialização

Consiste na possibilidade do aluno requerer emissão de segunda via de Certificado de Especialização.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

11. Expedição de segunda via de Diploma de Graduação

Consiste na possibilidade do aluno requerer emissão de 2ª via de diploma da graduação

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

12. Expedição de segunda via de Diploma de Mestrado ou Doutorado

Consiste na possibilidade do aluno requerer emissão de segunda via de diploma de mestrado ou doutorado.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

13. Formalização de Colação de Grau/Expedição de Diploma de Graduação (Social)

Consiste na instrução processual para colação de grau e demais atos preparatórios da cerimônia, desde o agendamento até a entrega do diploma. Caracteriza-se como Social quando não constitui formação de turma de curso específico para sua realização, nem tem caráter emergencial. Obs: Durante o período da Pandemia de Covid-19, as colações estão acontecendo por Ato Administrativo sem a presença do graduando. O interessado deve preencher o formulário online e encaminhar toda a documentação via site ufal.br.

No decorrer do semestre letivo

Online (via formulário eletrônico)/DRCA

14. Formalização de Colação de Grau/Expedição de Diploma de Graduação (Turma)

Consiste na instrução processual para colação de grau e demais atos preparatórios da cerimônia, desde o agendamento até a entrega do diploma. Caracteriza-se como de Turma apenas se constituir formação de turma de curso específico e afins, para realização com a quantidade mínima de 30 formandos.

No decorrer do semestre letivo

Suspensa devido a Pandemia de Covid-19.

15. Formalização de Colação de Grau/Expedição de Diploma de Graduação (Emergencial)

Consiste na instrução processual para colação de grau e demais atos preparatórios da cerimônia, desde o agendamento até a entrega do diploma, mas que independe de agenda pré-definida. A emergência é estabelecida pela Resolução nº 73/2018 – Consuni/Ufal e deve ser comprovada. Obs: Durante o período da Pandemia de Covid-19, as colações estão acontecendo por Ato Administrativo sem a presença do graduando. O interessado deve preencher o formulário online via site ufal.br e encaminhar também toda a documentação, incluindo a comprovação da emergência (aprovação em mestrado/doutorado, aprovação em concurso público, contrato de trabalho) para os e-mails colacaodegrau@drca.ufal.br e joao.silva@drca.ufal.br. 

No decorrer do semestre letivo

Online (via formulário eletrônico)/DRCA

16. Matrícula em Disciplina Isolada (aluno externo)

Consiste na possibilidade de um cidadão que concluiu o ensino médio requerer matrícula em até 2 (duas) disciplinas isoladas, mediante disponibilidade de vaga e autorização da coordenação em data prevista no calendário acadêmico.

Semestralmente (conforme calendário acadêmico)

Coordenação do Curso

17. Migração de Grade Curricular

Consiste na possibilidade do aluno mudar de Grade Curricular dentro do próprio curso. A migração não é obrigatória, a Coordenação do curso, juntamente com o Colegiado e NDE, deverão avaliar a situação de cada aluno e recomendar a migração curricular quando ela for benéfica ao mesmo e ao curso.

No decorrer do semestre letivo

Coordenação do Curso

18. Portador de Diploma de Graduação e Segunda Licenciatura

Destina-se a portadores de diploma de ensino superior e que desejam ingressar em outro curso de graduação.

Anualmente (via edital)

Copeve (inscrição)

19. Prorrogação de Integralização de Curso

Consiste na possibilidade do aluno requerer um acréscimo de até um semestre letivo, uma única vez, ao seu tempo máximo para conclusão do curso.

Semestralmente (conforme calendário acadêmico)

Coordenação do Curso

20. Reabertura de Matrícula

Ação destinada ao aluno para retorno de suas atividades acadêmicas, quando o mesmo trancou a matrícula do curso em momento anterior.

Semestralmente (conforme calendário acadêmico)

Protocolo Geral

21. Registro de Falecimento

Consiste no registro do falecimento do aluno no sistema acadêmico mediante apresentação da certidão de óbito.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

22. Registro de Repreensão

Consiste no registro referente à aplicação de Pena Disciplinar na forma de Repreensão a integrantes do corpo discente, qualquer que seja sua categoria, que infringirem o Regimento da Ufal.

No decorrer do semestre letivo

Coordenação de Curso

23. Registro de Suspensão

Consiste no registro referente à aplicação de Pena Disciplinar na forma de Suspensão a integrantes do corpo discente, qualquer que seja sua categoria, que infringirem o Regimento da Ufal

No decorrer do semestre letivo

Coordenação de Curso

24. Reintegração

Consiste na possibilidade de retorno à Instituição para aqueles discentes de cursos de graduação da própria Ufal, mas que apresentam status de desligado há, no máximo, 10 anos.

Semestralmente (via edital)

Copeve (inscrição)

25. Rematrícula

Consiste no desbloqueio de matrícula do aluno no sistema acadêmico após apreciação do colegiado do curso.

Semestralmente (conforme calendário acadêmico)

Coordenação do Curso

26. Reopção de Curso

Consiste na possibilidade do aluno solicitar a mudança de curso de graduação dentro da Ufal.

Semestralmente (via edital)

Copeve (inscrição)

27. Saída por Transferência da Ufal

Consiste na possibilidade do aluno solicitar sua saída por transferência da Ufal para outra Instituição de Ensino Superior.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

28. Solicitação de Licença Médica e/ou Regime de Exercício Domiciliar 

Consiste no direito à Licença Médica e/ou Regime de Exercício Domiciliar ao/a discente para afastamentos superiores a 5 dias de suas atividades acadêmicas presenciais.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

29. Trancamento de Matrícula do Curso por Serviço Militar Obrigatório

Consiste na condição em que o aluno, em casos de serviço militar obrigatório, pode ter sua matrícula trancada no curso ou em disciplinas.

No decorrer do semestre letivo.

Coordenação do Curso

30. Trancamento de Matrícula do Curso 

Possibilidade do aluno de graduação requerer o Trancamento de Matrícula do Curso.

Semestralmente (conforme calendário acadêmico)

Coordenação do Curso

31. Trancamento de Matrícula em Disciplina

Possibilidade do aluno de graduação requerer o Trancamento de Matrícula em Disciplinas.

Semestralmente (conforme calendário acadêmico)

Coordenação do Curso

32. Transferência Externa

Consiste na possibilidade de alunos de outras IES, públicas ou privadas, transferirem-se para cursos de graduação na modalidade presencial da Ufal.

Anualmente (via edital)

Copeve (inscrição)

33. Transferência Ex Officio

Consiste na transferência de alunos efetivada entre instituições públicas vinculadas a qualquer sistema de ensino, em qualquer época do ano e independentemente da existência de vaga, quando se tratar de servidor público federal civil ou militar estudante, ou seu dependente estudante, se requerida em razão de comprovada remoção ou transferência de ofício, que acarrete mudança de domicílio para o município onde se situe a instituição recebedora, ou para uma localidade mais próxima desta.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

34. Utilização do Nome Social

Nome Social é a designação pela qual a pessoa travesti, transexual ou transgênero se identifica e é socialmente reconhecida.

No decorrer do semestre letivo

Protocolo Geral

Informações/orientações: GRCA - 3482-1833 ou grca@arapiraca.ufal.br.