Ger. de Registro e Controle Acad.-GRCA

Gerência de Registro e Controle Acadêmico (GRCA)

1. Apresentação

A Gerência de Registro e Controle Acadêmico (GRCA)/Campus de Arapiraca (Sede) é o setor responsável por diversas ações administrativas pertinentes à vida acadêmica do aluno, caracterizada como uma unidade organizacional de apoio administrativo que suporta estrategicamente os macroprocessos finalísticos da instituição (Ensino-Pesquisa-Extensão) e desenvolve suas atividades em consonância com o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA), localizado no Campus A. C. Simões, em Maceió, sede da Universidade.

Com relação às atividades do setor, a termo de organização,estas são gerenciadas com base na forma de funcionamento utilizada pelo DRCA através de suas subdivisões: Secretaria Administrativa, Divisão de Matrícula e Controle Acadêmico (DMCA), Divisão de Registro Acadêmico (DRA) e o Setor de Arquivo Acadêmico (SAA) (Quadro 1). Sendo assim, informa-se que cada servidor é responsável por uma determinada área, ao tempo que presta suporte às demais.

Atualmente, a GRCA funciona de forma remota de segunda a sexta das 8h às 20h, e presencial às terças, quartas e quintas das 8h às 12h e às segundas, terças, quartas e quintas das 13h30min às 17h. Neste momento, a principal via para prestação de serviços é o e-mail institucional crca@arapiraca.ufal.br. Conta com uma equipe de quatro técnicos: 02 (dois) Técnicos em Assuntos Educacionais (TAE), 01 (um) Assistente Administrativo e 01 (um) Secretário-Executivo. E, desses quatro servidores, um ocupa a função de chefia, designada como coordenação (Quadro 2).

Quadro 1: Atividades da GRCA

ATIVIDADES

SECRETARIA

ACADÊMICA

Atender ao público (servidores, estudantes e sociedade em geral); assinar e/ou emitir documentos pertinentes à vida acadêmica do aluno/egresso (certidões); Receber, tramitar e despachar processos, física e eletronicamente; Elaborar/enviar atas, ofícios e e-mails; Emitir GRUs; Manter a atualização e organização do setor; Fornecer informações gerais com base nas normas acadêmicas vigentes; e outros.

DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO

Fornecer informações gerais com base nas normas acadêmicas vigentes; Implantar no sistema acadêmico (SIE WEB): reabertura de matrícula, rematrícula, desistência, trancamento de matrícula e de disciplina, aproveitamento de estudos, prorrogação de curso, licenças, falecimento, desligamento, mobilidade, repreensão, suspensão, reopção de curso, reintegração, transferência (Externa e Ex Officio), saída por transferência; Monitoramento dos processos de reopção de curso, transferência, portador de diploma de graduação e reintegração; Emitir declaração de vaga e guia de transferência; Cadastrar e matricular alunos avulsos (disciplina isolada); Editar dados pessoais dos alunos; Editar histórico comum; Ajuste de matrícula (fora de prazo); Participação na construção do calendário acadêmico da Instituição; Participação na construção dos editais de Reopção de Curso, Reintegração, Transferência Externa e Portador de Diploma; e outros.

DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO

Fornecer informações gerais com base nas normas acadêmicas vigentes; Orientar quanto ao ato de colação de grau e expedição de diploma; Verificar a situação do aluno quanto a integralização do curso; e outros.

SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO

Gerenciar o arquivo acadêmico atuando na organização, controle e monitoramento do armazenamento e tráfego dos documentos recebidos; Fazer uso da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo para IFES; e outros.

Além das atribuições apontadas no Quadro 2, o setor tem a função de Requisição de Compras do setor.

Considerando as atribuições do setor apontadas acima, segue abaixo (Quadro 2) a relação de servidoras do setor e as atribuições desempenhadas por cada uma.

Quadro 2: Relação de servidores e atribuições

Relação de servidoras da GRCA por tipo de trabalho (presencial e/ou remoto) de acordo com a Instrução Normativa Nº 109, de 29 de outubro de 2020

Telefone: 3482-1833/E-mail: crca@arapiraca.ufal.br

SERVIDORAS

TIPO DE TRABALHO

E-MAIL

Anna Cynthia Barros de Albuquerque

Presencial (segundas, terças, quartas e quintas - 13h30min às 17h);

Remoto.

anna.albuquerque@arapiraca.ufal.br

Eliane Ferreira Bomfim

Remoto.

eliane.bomfim@arapiraca.ufal.br

Janeide Magalhães da Fonseca Barboza

Remoto.

janeide.barboza@arapiraca.ufal.br

Marileide Ferreira da Silva

Presencial (terças, quartas e quintas - 8h às 12h);

Remoto.

marileide.silva@arapiraca.ufal.br

Atribuições de cada servidora

SERVIDORAS

ATRIBUIÇÕES

ANNA CYNTHIA BARROS DE ALBUQUERQUE

COORDENAÇÃO;

DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO

ELIANE FERREIRA BOMFIM

SECRETARIA;

SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO;

APOIO À DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO;

APOIO À DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO;

REQUISITANTE DE COMPRAS.

JANEIDE MAGALHÃES DA FONSECA BARBOZA

SECRETARIA;

APOIO AO SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO;

APOIO À DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO;

APOIO À DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO.

MARILEIDE FERREIRA DA SILVA

VICE-COORDENAÇÃO;

SECRETARIA;

DIVISÃO DE REGISTRO ACADÊMICO;

APOIO AO SETOR DE ARQUIVO ACADÊMICO;

APOIO À DIVISÃO DE MATRÍCULA E CONTROLE ACADÊMICO.