Fluxo Extensão
FLUXO EXTENSÃO 3.pdf
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FLUXO EXTENSÃO 2
Bizagi Modeler
Índice
FLUXO EXTENSÃO 2 ...........................................................................................1
BIZAGI MODELER ................................................................................................1
1
DIAGRAM 1 .................................................................................................5
1.1 FLUXO DE EXTENSÃO PROEX UFAL.............................................................6
1.1.1
Elementos do processo .....................................................................6
1.1.1.1
Event ..................................................................................6
1.1.1.2
Publicar edital.......................................................................6
1.1.1.3
Submeter proposta ...............................................................6
1.1.1.4
Analisar proposta ..................................................................6
1.1.1.5
Validar? ...............................................................................6
1.1.1.6
Event ..................................................................................7
1.1.1.7
Analisar proposta e distribuir ..................................................7
1.1.1.8
Avaliar a ação proposta .........................................................7
1.1.1.9
Realizar avaliação final e concessão de recursos........................7
1.1.1.10
Excutar ação........................................................................7
1.1.1.11
Cadastrar plano de trabalho ...................................................7
1.1.1.12
Indicar discente ...................................................................8
1.1.1.13
Emitir relatório parcial/ final...................................................8
1.1.1.14
Validar relatório parcial / final ................................................8
1.1.1.15
Emitir certificado ..................................................................8
1.1.1.16
Event..................................................................................8
1.1.1.17
Enviar reconsideração?..........................................................8
1.1.1.18
Event..................................................................................9
1.1.1.19
Solicitar reconsideração.........................................................9
1.1.1.20
Analisar reconsideração.........................................................9
1.1.1.21
Aprovada? ...........................................................................9
04/03/2015
3
1.1.1.22
Event..................................................................................9
1.1.1.23
PROEX(GESTOR) ..................................................................9
1.1.1.24
COMITÊ DE EXTENSÃO..........................................................9
1.1.1.25
DOCENTE / SERVIDOR ..........................................................9
1.1.1.26
DIRETOR DA UNIDADE ACADÊMICA ........................................9
1.1.1.27
Cadastro e submissão de proposta..........................................9
1.1.1.28
Análise e Aprovação..............................................................9
1.1.1.29
Execução e Finalização ........................................................10
1.1.1.30
Cadastrar / editar proposta ..................................................10
1.1.1.31
Gateway............................................................................10
1.1.1.32
Distribuir p/ Avaliadores Ad Hoc............................................10
1.1.1.33
Distribuir para o Comitê de Extensão.....................................10
1.1.1.34
Analisar resultado da avaliação .............................................10
1.1.1.35
Aprovada sem restrição? .....................................................10
1.1.1.36
Realizar a tarefa .................................................................10
1.1.1.37
Emitir relatório parcial/ final .................................................11
1.1.1.38
Receber, analisar e validar relatórios discentes .......................11
1.1.1.39
Validar relatório parcial/ final ...............................................11
1.1.1.40
Proposta cancelada .............................................................11
1.1.1.41
COORDENADOR DA AÇÃO ....................................................11
1.1.1.42
PRESIDENTE DO COMITÊ DE EXTENSÃO ................................11
1.1.1.43
DISCENTE .........................................................................11
04/03/2015
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1 DIAGRAM 1
04/03/2015
5
Versão: 1.0
Autor: SIGAA
1.1 FLUXO
UFAL
DE
EXTENSÃO
PROEX
1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO
1.1.1.1
Event
1.1.1.2
Publicar edital
Descrição
Na aba CPP a pessoa da PROEX com o perfil de Gestor deve cadastrar um edital geral contendo as 53 linhas de extensão.
Após cadastrar, configurar o edital para manual na aba: Extensão> Distribuição de projetos para a valiação.
1.1.1.3
Submeter proposta
Descrição
Após verificar que a proposta está completa e de acordo com as normas, deve-se submeter a mesma, que seguirá para
avaliação e aprovação do diretor da Unidade Acadêmica do coordenador da ação e das unidades Acadêmicas dos docentes
que estejam envolvidos na ação.
1.1.1.4
Analisar proposta
Descrição
O Diretor da Unidade Acadêmica deve analisar e validar a proposta lembrando que a validação pede o tipo de reunião e a
data em que a proposta foi analisada. A proposta deve ser analisada e validada pelo diretor da unidade acadêmica do
coordenador da ação e também pelo diretor das unidades acadêmicas dos docentes que estejam envolvidos na ação.
1.1.1.5
Validar?
Portões
Não
Sim
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1.1.1.6
Event
1.1.1.7
Analisar proposta e distribuir
Descrição
A PROEX analisa e distribui as propostas aprovadas pelo diretor da Unidade Acadêmica para serem avaliadas pelo Comitê de
Extensão, as ações que são de edital externo seguem para avaliação do Comitê Ad Hoc.
1.1.1.8
Avaliar a ação proposta
Descrição
Avaliar a ação como membro do Comitê de extensão, atribuindo nota para a ação. (lembrando que só poderão avaliar a ação
as pessoas que estiverem cadastrar como membros do Comitê de Extensão)
1.1.1.9
Realizar avaliação final e concessão de recursos
Descrição
Avaliar a ação proposta, analisando a concessão de recursos financeiros, podendo reprovar, aprovar ou aprovada sem
recursos, no caso das propostas não aprovadas ou aprovadas sem recursos a mesma volta para o coordenador da ação para
que o mesmo analise e decida se vai solicitar reconsideração da proposta; sendo aprovada sem restrições a ação entra em
execução. (Para esta permissão é necessário que o usuário tem acesso como: Presidente do Comitê e coordenador de:
Programa, Projetos, Produto, curso evento (que deve ser dado pelo NTI), e deve ser cadastrado também como membro do
Comitê de Extensão e Parecerista de Extensão).
1.1.1.10
Excutar ação
Descrição
A execução da ação é responsabilidade do coordenador que deve executar e controlar todas as etapas da mesma até o envio
e aprovação do relatório final e a emissão do certificado para os participantes.
1.1.1.11
Cadastrar plano de trabalho
Descrição
Cadastrar o plano de trabalho indicando se o docentes é: bolsista, atividade curricular ou voluntário, preencher todos os
campos, confirmar o cadastro e enviar o plano de trabalho. Informar ao discente sobre o plano de trabalho e sobre os
relatórios que são necessários enviar durante a execução e na conclusão do trabalho.
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1.1.1.12
Indicar discente
Descrição
é uma ação realizada quando há a necessidade de subsituir um dicentes que está na ação por outro discente indicado pelo
professor e que tenha interesse na ação de extensão.
1.1.1.13
Emitir relatório parcial/ final
Descrição
Para emitir seu relatório parcial / final o coordenador da ação deve preencher todos os campos obrigatórios, ao clicar no
campo"VGM,L." o coordenador poderá visualizar mais detalhes sobre a ação, deve primeiro relatar sobre o objetivo da ação,
colocar o indicador de tempo no campo "andamento do projeto", selecionar no campo "Situação objetivo" o status atual da
ação (em curso, finalizada, cancelada). Na aba da avaliação todos os campos obrigatório devem ser preenchidos caso não
seja aplicado a ação deve ser colocado "0", porque o campo não pode ficar em branco. Emitir relatório e aguardar o parecer
do diretor da Unidade acadêmica e depois o parecer da PROEX. A ação só estará finalizada após a aprovação do relatório. O
relatório final é o complemento do relatório parcial e a situação deve está como concluída.
1.1.1.14
Validar relatório parcial / final
Descrição
A PROEX realiza a validação dos relatório emitidos pelo coordenador da ação, só após a validação da PROEX no relatório
final é que o certificado estará disponível para o discente.
1.1.1.15
Emitir certificado
Descrição
O certificado fica disponível no sistema após a aprovação da PROEX e pode ser emitido pelo discente, pelo coordenador da
ação e pela PROEX.
1.1.1.16
Event
1.1.1.17
Enviar reconsideração?
Portões
Não
Sim
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1.1.1.18
Event
1.1.1.19
Solicitar reconsideração
Descrição
Caso deseje solicitar reconsideração, o coordenador da ação deve observar o prazo limite pois se ultrapassar este prazo não
será mais possivel solicitar reconsideração. Após a aprovação da ação o projeto será reavaliado.
1.1.1.20
Analisar reconsideração
Descrição
Analisar reconsideração da proposta aprovando ou reprovando, havendo a aprovação a ação entra em execução.
1.1.1.21
Aprovada?
Portões
Não
Sim
1.1.1.22
Event
1.1.1.23
PROEX(GESTOR)
1.1.1.24
COMITÊ DE EXTENSÃO
1.1.1.25
DOCENTE / SERVIDOR
1.1.1.26
DIRETOR DA UNIDADE ACADÊMICA
1.1.1.27
Cadastro e submissão de proposta
1.1.1.28
Análise e Aprovação
04/03/2015
9
1.1.1.29
Execução e Finalização
1.1.1.30
Cadastrar / editar proposta
Descrição
Somente servidores e docentes da UFAL podem cadastrar e submeter propostas de ação. Ao cadastrar a proposta de ações
que não estão vinculadas a editais do governo, deve-se escolher o edital de Linha de Extensão disponibilizado pela PROEX.
1.1.1.31
Gateway
1.1.1.32
Distribuir p/ Avaliadores Ad Hoc
1.1.1.33
Distribuir para o Comitê de Extensão
Descrição
A distribuição para o Comitê de Extensão será manual conforme a relação de cadastro dos membros do Comitê de Extensão.
1.1.1.34
Analisar resultado da avaliação
Descrição
Nesta etapa o coordenador irá avaliar o resultado da análise. se aproposta foi reprovada o coordenador pode solicitar
reconsideração, caso a propsota tenha sido aprovada sem recursos, o coordenador pode colocar a ação em execução,
através do caminho: Portal do docentes> Ação de Extensão. Gerenciar ações> Listar minhas açãoes: Abrir o menu onde
consta a opção: Executar ação. Neste momento ele vai decidir e pode escolher entre: executar ação de Extensão ou Não
executar Ação de Extensão.
1.1.1.35
Aprovada sem restrição?
Portões
Sim
Não
1.1.1.36
Realizar a tarefa
Descrição
O discente recebe a indicação do coordenador para realizra a tarefa.
04/03/2015
10
1.1.1.37
Emitir relatório parcial/ final
Descrição
A cada etapa do trabalho realizada o discente pode emitir relatório parcial (quantos forem necessários) para o seu
coordenador e na finalização do trabalho deve emitir o relatório final que só é emitido uma única vez.
1.1.1.38
Receber, analisar e validar relatórios discentes
Descrição
Ao receber e analisar o relatório de discente de extensão o coordenador da ação registra no relatório o parecer sobre a ação
desenvolvida, confirma o parecer e o discente poderá visualizar o resultado, acrescentar no relatório as orientações dadas
pelo professor antes de emitir o relatório final.
1.1.1.39
Validar relatório parcial/ final
Descrição
O diretor da unidade Acadêmica do coordenador da ação deve validar relatórios parciais emitidos pelo coordenador da ação
e validar o relatório final.
1.1.1.40
Proposta cancelada
Descrição
Caso a proposta seja reprovada pelo diretor da Unidade Acadêmica ela será cancelada.
1.1.1.41
COORDENADOR DA AÇÃO
1.1.1.42
PRESIDENTE DO COMITÊ DE EXTENSÃO
1.1.1.43
DISCENTE
04/03/2015
11
